À propos
Sous la supervision de la directrice de la formation continue, l’agent de soutien administratif accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies ainsi que des travaux de secrétariat liés à son service.
Description
– Accueillir les personnes, donner des informations relavant de sa compétence et les orienter à l’intérieur du Cégep ou vers les bonnes ressources. S’occuper de la boîte courriel et des appels téléphoniques du service;
– Réaliser divers travaux administratifs liés notamment à la diplomation des étudiants, au service aux entreprises et à Service Québec (lettres, émission des diplômes, envois postaux, listes de présences, matériel à préparer, etc.);
– Transcrire, rédiger et concevoir divers documents administratifs et en assurer la mise en forme (Word, Excel, Forms, PDF, etc.) Créer et reproduire différents tableaux et graphiques selon les besoins de la direction.
– Apporter un soutien au personnel quant à la mise en forme de documents et à leur correction grammaticale;
– Assurer la gestion documentaire, tenir à jour des dossiers et l’agenda de personnes qu’elle assiste. Organiser des réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires;
– Assortir, classer et repérer des documents selon les méthodes établies;
– Accomplir toute autre tâche connexe.
Profil
– Détenir un diplôme d’études professionnelle (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
– Avoir une année d’expérience pertinentes ;
– Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit*;
– Excellente connaissance des logiciels de la série Microsoft Office*;
– Faire preuve d’un esprit d’équipe, de proactivité, d’excellentes aptitudes pour le service à la clientèle, de rigueur et avoir le souci du détail.
*Des tests de sélection pourraient être demandés
Conditions
Lieu de travail : La Pocatière
Horaire : 35h/semaine, du lundi au vendredi de 8h à 16h ou de 8h30 à 16h30
Entrée en fonction : Dès que possible
Avantages : Mode hybride, Régime de retraite, Activités gratuites sur place, Vacances
